1、整理的原则和要求

 

1、文件材料整理应遵循其形成规律和成套性特点，保持文件材料的有机联系，科学分类，合理组卷。

2、整理时通常应按每台（套）仪器设备分别组卷，有机联系的文件材料不能分开，随机图件可单独组卷。

3、实验仪器设备在使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等过程中形成的文件材料，以插卷方式存入原案卷中，并在备考表中予以说明和标注。

 

2、价值鉴定与保管期限

 

1、参照《国家重大科研基础设施和大型科研仪器开放共享管理办法》有关规定，可按照生态环境

仪器设备单台（套）价格将其形成的文件材料分为重要级和一般级。

a）重要级：单价50万元（含50万元）以上仪器设备的文件材料。

b）一般级：单价50万元以下仪器设备的文件材料，其中5万以下仪器设备的文件材料自行管理，亦可参照执行。

c）单价50万元以下仪器设备对实验室有重大用途或意义的文件材料可视情况定为重要级。

2、承办部门（承办人）根据文件材料重要程度等级设定档案保管期限，重要级档案保管期限为定期6年。

 

3、文件材料整理方法

 

1、文件材料应按成套性的特点进行案卷排列，比如仪器档案，文件材料应按申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等阶段或工作程序进行组卷、排列。

2、文件材料一般应按产生时间结合重要程度排序。通常说明文字在前，图样在后；正文在前，附件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后。

3、文件材料应按排列顺序，依次编写件号及页号。装订的案卷，单面书写的文件材料应在有效书写内容页面的右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编号，页号均从1开始；不装订的案卷，以件为单位编写页号，已有页号的文件可不再重新编写页号。文件目录、备考表不编写页号。

4、可整卷装订或以件为单位装订，以件为单位装订的应在每件文件材料首页空白处加盖档号章，已装订成册的文件材料不再装订。装订采用线装法、变形材料装订法等方式，具体可以参照DA/T69。

6.3.5、档案的档号按照各单位档案分类方案给定，一般由全宗号、目录号（或分类号）、案卷号构成。示例如下：

6、封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式。案卷封面、案卷目录、文件目录以及备考表的编写参照GB/T11822有关规定执行。

7、在编制档案目录时，应对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录，以便检索。

8、文件材料应去掉金属物，对破损的文件材料应按装裱技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。

9、纸质照片的照片、说明等应齐全。对反映同一内容的若干张照片进行整理时，应选择其中具有代表性和典型性的一组（或一张）照片进行整理，照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，图像（影像）清晰、完整；概括揭示每张照片所反映的内容。照片的整理参照GB/T11821有关规定执行。

10、录像带整理应简要说明该片的主要内容（片名）、语别、制式、放映时长、规格、摄录者、摄录时间、密级，录音带应简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、语别、录制长度、录制者、录制时间、密级等。录像带和录音带的整理参照DA/T15有关规定执行。

11、技术图纸、底图等不可折叠图件应平放或卷放，选取适宜装具保管。蓝图等可折叠图件按卷盒规格叠成手风琴式，按GB/T10609.3有关要求具体执行。

 

4、电子文件的整理

 

1、电子文件应参照纸质文件材料的整理方式，在拟制、办理或收集过程中完成分类、排序、命名、存储等整理活动。可按照分类方案建立多层级文件信息包集中存储，文件信息包应包括电子文件及过程信息、版本信息、背景信息等元数据。电子文件的整理参照GB/T18894有关规定执行。

2、电子文件命名应符合相关规则，体现电子文件与相应元数据的关联。经业务系统拟制的应由业务系统按内置命名规则自动、有序地为电子文件及其组件命名；在单台计算机中经办公、绘图类等应用软件形成的电子文件，应采用完整、准确的电子文件命名；声像类电子文件可采用数字摄录设备自动赋予的计算机文件名。

3、电子文件承办部门（承办人）负责对电子文件信息包进行准确性、完整性、可用性和安全性检查，包括内容是否齐全完整、格式是否符合要求、与纸质或其他载体的内容是否一致等。

4、数码照片应使用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件进行整理，不得对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。数码照片的整理参照DA/T50有关规定执行。

5、音像电子文件在保证真实性、完整性、可用性和安全性基础上，应通过转码、复制等方式将录音录像电子文件采集、转存在计算机存储器中，经过系统整理、著录后归档，音像电子文件的整理参照DA/T78有关规定执行。

6、存储电子档案的装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、类别号、案卷起止号、密级、保管期限、存入日期等。

 

来源：Internet

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