“纠正措施”是为了消除不符合发生的“原因”，所以要先正确分析“原因”才能采取正确的措辞，才能有效避免问题再次发生。

很多实验室在分析原因时往往是套用一些“话术”，比如“人员对XX文件条款不理解”、“人员对XX文件执行不到位”之类的，往往不能识别到真正的原因。

我们在分析不符合发生的原因时，可以采用问“为什么”的方式，由不符合工作的直接责任人、部门负责人、管理层人员共同讨论“为什么”，比如某项工作为什么没有做，或者为什么做错了。

一项不符合发生的原因，有可能是多方面的，要注意全面识别。

 

 

2.举例说明

实验室在年底归档设备相关的记录时，发现部分设备维护保养记录不全，部分设备在部分月份没有按计划开展维护保养工作，因此提出了一项不符合。

接下来相关设备的使用人员、部门负责人、设备管理员、技术负责人共同讨论问题发生的原因。

技术负责人首先询问直接责任人（使用人员）：为什么那几个月份没有设备的维护保养记录，是没有开展所以没有记录，还是开展了未记录？

责任人表示：自己不清楚到底该什么时候维护保养，是不是应该自己做，所以就凭感觉自觉做的维护保养、登记了记录。

技术负责人询问部门负责人和设备管理员：年初已经制定了各设备的维护保养计划，为什么责任人（使用人员）不了解？

设备管理员表示：任务已经下发到技术部门、安排给了部门负责人，由技术部门自行完成维护保养工作。

部门负责人表示：这几台设备多人使用，只是在年初安排工作时说了有此项工作，没固定人员做维护保养，工作安排的不到位。而且日常也没有进行完成情况检查，所以之前没有发现该问题。

设备管理员又表示：维护保养计划仅列明了责任部门，没有明确具体的责任人。

大致的原因脉络就清晰了，接下来总结问题发生的原因：

1.《设备维护保养工作计划》仅明确了责任部门，未明确责任人，导致部门负责人未能有效安排工作；

2.设备使用人员未接到具体的维护保养任务，所以未能按规定的频次完成维护保养工作；

3.缺少维护保养工作完成情况检查，导致未能及时提醒设备使用人员完成维护保养工作。

对应的纠正措施

1.修订《设备管理程序》，明确设备维护保养工作由主要使用人员负责，应在《设备维护保养工作计划》明确具体的责任人。由设备管理部门负责人按《设备维护保养工作计划》跟进维护保养工作完成情况，及时提醒责任人完成设备维护保养工作。

2.修定《设备维护保养工作计划》表单，明确责任部门/责任人，制定下一年的计划；

3.部门负责人跟进维护保养工作完成情况，及时提醒责任人完成设备维护保养工作。