1、记录归档
1、机构应设置档案员(专职或兼职)负责记录档案的管理工作。
2、档案员在接收记录时,应检查记录信息的完整性和规范性,如不符合要求,应退回补正后重新进行接收工作。
3、记录接收应填写记录归档登记表,做好接收记录。记录归档登记表信息一般包括时间、记录名称、数量(份数或页数)、提交人、部门、接收人等内容
4、档案员应对记录档案分类并编号标识,建立可以查询的索引目录,保证其具有可追测性。每一宗档案都有一个档案号,一般宜按年月份顺序进行编号标识。
5、检验检测报告记录应包括合同、委托单或抽样单、检验检测过程及原始记录、检验检测报告等,成套装订成册后定期归档。
6、设备使用、环境监测、质量控制、方法验证、人员能力考核与评价等方面的记录,按照记录性质分类定期归档。
7、实验室应根据记录数量或频次确定归档时间,记录形成部门应按照时效要求及时交档案员存档。
2、记录的存储
1、记录档案应存放于适宜的环境,并采取防火、防盗、防蛙、防潮等措施,避免记录的损坏、变质和丢失。
2、以电子形式存储的记录,按照相应要求采取与书面记录同等措施,并加以保护及备份,防止未经授权的侵入及修改,以避免原始信息或数据的丢失或改动
3、记录的借阅和复制
1、本机构员工因工作需要借阅或复制记录,应经相关负责人批准办理相关手续后行借阅或复制。
2、外单位人员借阅或复制记录,仅限于以下情况:
1)向有关实验室监督管理部门、评审部门及人员提供证实材料;
2)向客户提供涉及本身及相关信息的查询或复制,以提高客户对检验检测工作质量和质量活动的充分满意和信任。
3、借阅记录人员不得泄密和转移记录,不得在记录上涂改、划线等,阅后及时办理归还手续。
4、记录对外的借阅或复制,应在保护客户机密的前提下,经相关负责人批准办理相关手续后进行
4、记录的保存期限及处理
1、检验检测报告相关记录保存期不少于资质认定有效期6年,具有行业特殊要求的检验检测报告保存期按照行业规定执行。
2、其它技术记录的保存期限应与检验检测报告记录同步,不少于6年。
3、超过保存期限的记录,档案员应及时提出销毁或延长保存期限的建议,经相关负责人批准后进行清理或销毁工作,并做好相应记录。清理或销毁超期记录工作一般不少于2人,涉及保密方面的记录还应采取防止泄密措施
5、监督检查
1、质量管理人员应定期检查技术记录存储管理情况。
2、检查内容包括档案、存储环境、记录等方面的工作
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