1.GMP记录的复印件

 

问题：GMP记录的复印件（例如原始数据打印件或纸质原件的复印件/扫描件）本身是否被视为GMP文件？

澄清：只要公司完全控制原始GMP文档，并按照公司的程序保留原始GMP文档，就可以根据需要创建和销毁副本。只有当副本上记录了额外的GMP信息（例如原始数据）时，才需要保留该副本。作为维护GMP记录控制的一部分，建议确保副本可以轻松区分于原件（例如，副本盖有“副本”章和/或原件盖有“原件”章）。

 

2.非传统意义上的GMP记录

 

问题：如果本地程序明确了什么是记录系统，那么包含产品名称、批号或测试结果等批次相关信息的电子邮件或其他纸质文件是否被视为GMP记录？

澄清：一个文档是否被视为GMP记录取决于它是否是为了满足GMP要求而生成的（参见《数据完整性和CGMP合规性指南》，行业指南，2016年4月草案，“当为了满足CGMP要求而生成时，所有数据都成为CGMP记录。”）例如，如果电子邮件用于记录批次放行，则它是GMP文档。如果电子邮件仅用于通知某一批次已被放行，但批次放行的记录系统并非电子邮件，则该电子邮件就不是GMP记录。同样，风险评估、调查报告等草稿在未经过审核和最终确定之前也不是cGMP记录。如果公司将电子邮件用于GMP目的，建议有一个由SOP治理的受控过程。

 

3.个人笔记

 

问题：哪些类型的条目/信息可以记录在个人日记中而不被视为GMP记录？

澄清：如果笔记和日记用作个人和非正式的记录手段，并不是执行或记录GMP活动的记录系统，则它们不被视为GMP记录。这些非正式的个人笔记本记录可能包括待办事项清单、培训笔记、辅导想法、个人信息等。公司可能需要考虑对个人笔记本进行控制和抽查，以确保它们仅用于非GMP信息。公司还可能希望培训员工关于哪些内容适合记录在个人笔记本中。

 

4.GMP文档的草稿

 

问题：公司是否需要保留CGMP文档的草稿，如风险评估、调查和验证的报告？

澄清：一旦创建了最终的GMP记录文档，用于创建记录文档的草稿和文档就不需要再保留。这包括在调查过程中使用或创建的文档和草稿。最终文档是记录文档。当GMP文档正式批准后，GMP变更控制流程就会生效。作为维持对GMP文档控制的一部分，建议确保草稿可以轻易与最终文档区分开（例如，它们盖有“草稿”章）。

 

5.电子邮件作为GMP记录

 

问题：电子邮件是否被视为GMP记录？

澄清：电子邮件是否是GMP记录取决于它们是否用于传达GMP行为或内容或捕获GMP决策制定。例如，如果电子邮件被用作批次放行的记录系统，那么这些电子邮件就是GMP记录，并且本地程序应明确什么是记录系统。如果电子邮件用于传达某一批次已被处置的信息，但该决定是在公司SOP规定的其他地方正式记录的，那么该电子邮件就不是GMP记录。同样，如果电子邮件被用作公司SOP规定的质量问题升级的官方系统，那么这些电子邮件就是GMP记录。如果电子邮件仅用于通知发生了升级，并且存在单独的升级记录系统，那么该电子邮件就不是GMP记录。GMP流程中电子邮件的使用应在相关SOP中详细描述。

为了避免电子邮件系统被用作GMP记录系统并创建独立于电子邮件系统的GMP记录，公司可能希望考虑打印、签署/签名并注明日期的所有构成GMP记录的相关电子邮件。所有这些都应按照书面SOP进行。

 

6.非GMP业务记录

 

问题：如果非GMP记录（如安全摄像头录像、GMP文档（如调查）的草稿、不受控的文档副本和安全门禁卡系统）被检查，这意味着它们被视为GMP记录吗？

澄清：不是。当为了满足CGMP要求而生成时，所有数据都成为CGMP记录。但是，非GMP记录可能接受检查或可能成为有关GMP问题的检查观察的基础这一事实并不使其成为GMP记录。然而，如果一个系统旨在提供GMP功能或GMP结果的书面证据，那么它是一个GMP系统。例如，如果钥匙卡进入系统不仅用于员工进出，而且用于监测无菌核心区的停留时间以符合培养基填充合规性，那么它就被用于GMP目的，并应由当地程序明确定义为GMP系统。然而，如果这样的系统偶尔回顾性评估作为GMP调查的一部分，以确保员工没有在无菌核心区超时停留，这并不意味着它应该被视为GMP系统。当然，任何来自该系统的调查部分的文件（无论是纸质还是电子形式）都应该保存为调查的一部分。

 

7.使用碎纸机

 

问题：关于碎纸机的放置和使用有哪些限制？

澄清：对设施内碎纸机的放置没有任何限制。然而，由于未经授权的GMP记录碎纸的风险，建议公司在执行GMP职能的区域禁止碎纸机或其他潜在未经授权的文档销毁手段。这尤其包括创建原始数据的区域，包括生产、仓库和实验室区域，风险更为严重。在不生成GMP记录和/或文档的区域可以放置碎纸机，尽管程序控制是可取的。这些部门可以包括人力资源部、财务部及其他管理部门。

关于碎纸机的使用，非GMP记录可以通过公司决定的任何方式销毁，包括碎纸（只要这种销毁不违反公司文档保留政策）。只有当GMP记录已过其保留期或保留了一份真实副本时，才能销毁GMP记录。

为了保护机密性，公司可以选择在没有碎纸机的地方提供安全箱来存放需要销毁的文件。如果这些箱子位于或靠近GMP区域，建议公司创建程序定义销毁如何完成。例如，在某些情况下，质量部门审查箱子内容可能是合适的，例如审计期间或怀疑不当的文档或数据管理时。

在研发部门，可能存在GMP和非GMP研究。建议创建程序和控制措施以防止研发中的GMP记录未经授权的销毁。同样，对放置修正液（如涂改液）和便签（如便利贴）没有限制，但在GMP区域禁止它们是可取的。

 

8.视频录像的保存

 

问题：企业的视频录像要保留多久？

澄清：服务于非GMP目的的摄像机（如安全摄像机）的闭路电视录像应根据适用的公司程序和保留政策处理。一般来说，没有GMP要求使用闭路电视。如果闭路电视录像用于GMP目的，如批次放行，则该录像应作为GMP文档保留，因为它是支持批次处置的原始数据的一部分。没有GMP要求记录无菌工艺模拟/培养基填充，也不需要保留此类视频，除非视频被用作GMP操作（活动）的主要文档，该活动未通过其他方式记录（如未在批次记录或工艺模拟批次的控制记录上记录的重要活动）。请注意，cGMP期望制作烟雾研究验证的视频。这个视频是支持受控环境认证的原始数据，应作为GMP记录保留。还应考虑当地的隐私要求以定义当地程序。

 

9.数据捕获能力

 

问题：如果生产或实验室设备有电子数据贮存能力，要求企业使用该功能吗？

澄清：如果生产或实验室设备捕捉到GMP要求的数据，就必须使用，除非有一个可靠和完整的替代纸质或电子记录系统满足GMP要求。请注意，如果电子原始数据是动态的，那么固定的静态纸质或电子记录可能不构成原始记录的完整副本，因为该记录可能缺少在电子系统中捕捉到的GMP要求的数据。此外，如果有电子审计追踪，不应关闭以支持手动审计追踪，因为手动审计追踪必然不如自动的那样强大。

如果自动化数据捕捉系统被禁用，建议记录禁用该系统的善意理由。公司应准备好在必要时在检查期间辩护该理由，包括证据表明所有cGMP要求的数据都被捕捉并通过适当的替代系统保留。

如果电子数据捕捉系统没有被禁用并且没有用于GMP目的，公司的程序应明确标识哪个系统用作原始数据来源，哪个系统不用。还建议公司作为程序的一部分审查未禁用系统的数据。原因是，任何被捕捉的数据可能会被FDA检查，并可能导致对数据完整性的担忧，例如在两个不同系统之间的数据差异的情况下。

 

10.质量计划

 

问题：如果公司有质量计划，FDA检查员是否会以此计划为基础进行483观察？

澄清：如果公司有质量计划，检查员可能会评估该计划的充分性以及该计划是否得到全面及时执行。公司拥有合理的质量计划这一事实可能无法阻止观察，但可以作为公司愿意自我识别和解决问题的证据。公司计划的充分性和公司在执行计划方面取得的进展可能会被监管者视为公司状况的积极指标。使用公司的质量计划作为负面观察的路线图可能会对这类计划的创建形成障碍。监管者常常鼓励公司如果发现数据完整性缺陷，主动与他们开会，而不是等待这些问题成为检查的一部分。

 

11.质疑现场检查人员的行为

 

问题：如果公司认为FDA检查人员行为不当或在没有明显理由的情况下检查非GMP记录、文档或设施，公司应该怎么做？

澄清：法律规定，美国食品药品监督管理局（FDA）对药厂、仓库、机构或实验室的检查范围包括 “其中所有与药品是否掺假、贴错标签或以其他方式违反《联邦食品、药品和化妆品法案》（FD&C Act）相关的事物（包括记录、文档、文件、流程、控制措施和设施）” 。FDA 检查权力的明确限制仅在于，其检查范围不涵盖财务数据、除发货数据外的销售数据、定价数据、人事数据（执行受检查职能的技术和专业人员的资质数据除外），以及超出 FDA 要求范围的研究数据（见《联邦食品、药品和化妆品法案》第 704 条）。

然而，企业应当注意，FDA 对其检查权力的解释较为宽泛。正如 FDA 所声明的，法律 “授权 FDA 在合理时间、合理范围内并以合理方式进行检查。尽管该法律并未具体定义‘合理’，但 FDA 长期以来一直认为，检查权力……‘延伸至实现检查目标所合理必需的范围’” （见《行业指南：构成拖延、拒绝、限制或拒绝药品检查的情形》，2014 年 10 月）。2012 年，《食品和药品管理局安全与创新法案》（FDASIA，公法 112 - 144）颁布。该法律规定，如果药品 “在任何工厂、仓库或机构中生产、加工、包装或储存，而该工厂、仓库或机构的所有者、经营者或代理人拖延、拒绝或限制检查，或拒绝允许进入或检查” ，则该药品被视为 “掺假” 。依据这项法律，拖延、拒绝、限制或拒绝允许进入或检查的药品制造商，可能会受到 FDA 的监管制裁，包括进口警报、警告信和扣押措施。

由此产生了一个问题，即 FDA 可以检查哪些内容，例如 FDA 是否可以检查企业的电子邮件系统、电话信息以及个人办公室。还有报道称，FDA 调查人员要求企业以非企业常用或保存的格式提供信息或数据，并告知企业，如果不按要求的格式提供，将被视为拒绝检查。

如果企业认为调查人员行为不当，或无明显正当理由检查非药品生产质量管理规范（GMP）记录、文档或设施，第一步应与调查人员沟通该问题。如果企业觉得无法与调查人员沟通，或者沟通无果，可联系调查人员所属的地区办公室、FDA 监管事务办公室（ORA）的监察员，或 ORA 其他人员、中心管理层来讨论这一问题。

 

参考文件：PDA Points to Consider:Best Practices for Document/DataManagement and Control and Preparing for Data Integrity Inspections

来源：Internet

关键词： FDA检查 GMP